Privacy Statement

/Privacy Statement
Privacy Statement2019-02-05T09:33:09+00:00

Privacy Statement – Hospice Kajan

31 januari 2019

Hospice Kajan is een high-care hospice, met een vast team van gespecialiseerde verpleegkundigen. Dit team zet zich 24 uur per dag met volle overtuiging in om de kwaliteit van leven in de laatste levensfase voor alle betrokkenen zo hoog mogelijk te laten zijn. Om onze diensten aan te bieden verwerken wij persoonsgegevens. Wij vinden het recht op privacy en de bescherming van persoonsgegevens belangrijk. In dit Privacy Statement informeren wij u over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan.

Contactgegevens

Stichting Hospice Gooi & Vechtstreek (“Hospice Kajan” of “wij”, “ons”, “onze”) is de verwerkings-verantwoordelijke en gevestigd aan de Borneolaan 18, 1217 HA in Hilversum.  Telefonisch kunt u ons bereiken op 035 – 672 87 40, per e-mail via info@hospicekajan.nl.

Gegevensverwerkingen via de Website

Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer u onze website www.hospicekajan.nl (“Website“) gebruikt. U kunt via onze Website:
1. Een (toekomstige) bewoner aanmelden ;
2. Een gift doen of vriend worden van Stichting Vrienden van Hospice Kajan ;
3. Informatie over ons vinden en contact met ons opnemen ;
4. Solliciteren als medewerker of u aanmelden als vrijwilliger ;
5. Inloggen op intranet als u een medewerker of vrijwilliger bij ons bent;
6. Aanmelden voor een scholing .

In al deze gevallen kunnen er persoonsgegevens verwerkt worden en is het Privacy Statement op u van toepassing. Hierna lichten wij per gegevensverwerking toe welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doeleinden wij dit doen.

1. Een (toekomstige) bewoner aanmelden

Via de Website kunt u zich persoonlijk aanmelden als (toekomstige) bewoner of kunt u zich laten aanmelden door bijvoorbeeld uw huisarts. Wanneer u zich wilt aanmelden als aankomende bewoner van Hospice Kajan, dient u daarvoor het aanmeldformulier in te (laten) vullen. Dit kan zowel via onze Website als op onze locatie. De persoonsgegevens die wij in dat kader van u kunnen verwerken zijn uw naam, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, de door u gekozen zorgverzekeraar, polisnummer, BSN, de naam van uw huisarts, de urgentie van de opname en details over uw diagnose en/of prognose.
Wij kunnen ook persoonsgegevens verwerken die optioneel bij de aanmelding worden verstrekt, bijvoorbeeld uw adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats), e-mailadres, gegevens over uw contactpersoon, gegevens over uw behandelaar/behandeling (huisarts, ziekenhuis, specialist, thuiszorgorganisatie, medische hulpmiddelen/materialen, gewenste opnameduur), informatie over uw thuissituatie en sociale netwerk en alle andere informatie die u in het kader van uw opname en/of behandeling middels het formulier aan ons verstrekt of die namens u wordt verstrekt.
Wanneer u namens een (toekomstige) bewoner het aanmeldformulier invult verwerken wij ook persoonsgegevens van u. Het kan dan onder andere gaan om uw naam, relatie tot de betreffende persoon (huisarts, specialist, verpleegkundige, medewerker transferbureau, naasten, anders), telefoonnummer en e-mailadres.
U bent er zelf verantwoordelijk voor dat u bevoegd bent om een (toekomstige) bewoner aan te melden en diens gegevens kan verstrekken.
Wanneer u bent aangemeld als bewoner maken wij een afspraak ter kennismaking in het hospice. Als dit niet mogelijk is, spreken we elkaar telefonisch of bezoeken we u thuis of in het ziekenhuis. Dan bespreken we de zorgvraag en de mogelijkheid van een opname met u. Ook nemen we al uw praktische vragen door. Bij dit gesprek kunnen wij aanvullende informatie van u verwerken die relevant is om te beantwoorden aan uw zorgvraag.
Wanneer u bewoner bij ons bent, bewaren wij de gegevens die zijn verstrekt bij de aanmelding in uw dossier.

Doeleinden
Wij verwerken de persoonsgegevens die wij bij de aanmelding ontvangen voor de volgende doeleinden:
 Verlenen van zorg aan bewoners, waaronder verpleegkundige zorg, medische zorg, geestelijke zorg, encomplementaire zorg;
 Afscheid en nazorg ten behoeve van naasten van bewoners;
 Verbeteren van de kwaliteit van de zorg en andere diensten die wij leveren;
 Beantwoorden aan uw vragen, wensen en verzoeken;
 Informeren over de zorg die wij verlenen;
 Voldoen aan wet- en regelgeving, beroepscodes, kwaliteitsstandaarden en andere op ons rustende verplichtingen.

2. Een gift doen of vriend worden van Stichting Vrienden van Hospice Kajan

Hospice Kajan draait voor een belangrijk deel op vrijwilligers en giften. Wij waarderen deze vrijgevigheid ten zeerste. Met uw steun kunnen we blijven zorgen voor een zo prettig mogelijk verblijf voor onze bewoners en hun naasten.
U kunt ons steunen door vriend te worden en te doneren aan de Stichting Vrienden van Hospice Kajan. Wij kunnen in dat verband de volgende persoonsgegevens van u verwerken: uw naam, adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats), geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer, de hoogte van uw jaarlijkse gift en of u zich wilt aanmelden voor de nieuwsbrief. Daarnaast registreren wij gegevens indien u een (eenmalige) gift doet aan Hospice Kajan. Persoonsgegevens die wij kunnen vastleggen zijn onder andere uw naam, de organisatie waarvoor u werkzaam bent, e-mailadres, telefoonnummer, adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats, land), de hoogte van uw gift, bankrekeningnummer en alle overige informatie die u bij uw gift verstrekt.

Doeleinden
Wij verwerken de persoonsgegevens van onze vrienden en donateurs voor de volgende doeleinden:
 Donateursadministratie, afhandelen van uw donatie;
 Voldoen aan uw vragen, wensen en verzoeken;
 Informeren over onze organisatie en de wijze waarop wij uw giften en donaties (kunnen) inzetten;
 Versturen van nieuwsbrieven en andere informatie al dan niet specifiek gericht op onze vrienden en donateurs;
 Werving van fondsen voor onze initiatieven;
 Voldoen aan wet- en regelgeving en andere op ons rustende verplichtingen.

3. Informatie over ons vinden en contact met ons opnemen – gebruik van de Website

Via de Website kunt u informatie over ons vinden en contact met ons opnemen. U kunt zich hier ook inschrijven voor onze nieuwsbrieven. In verband met het gebruik van de Website kunnen wij onder andere uw e-mailadres, IP-adres, MAC-adres of ander uniek nummer verwerken alsmede de browser die u gebruikt, de pagina’s die u bezoekt en het tijdstip en datum van uw bezoek. Wij maken gebruik van cookies op onze website. Voor meer informatie verwijzen wij u naar het Cookie Statement.
Wanneer u contact met ons opneemt verwerken wij persoonsgegevens die u invult op het contactformulier op onze Website of persoonsgegevens die u verstrekt tijdens het contact. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn uw naam, e- mailadres en overige gegevens die u zelf verstrekt zoals de inhoud van uw vraag of verzoek. Als u zich heeft aangemeld voor onze nieuwsbrieven kunnen wij bijhouden hoeveel mensen de nieuwsbrief hebben geopend en op welke informatie is geklikt.

Doeleinden

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
 Afhandelen van uw vragen, wensen en verzoeken;
 Informeren over onze organisatie en de zorg die wij leveren;
 Versturen van nieuwsbrieven;
 Verbeteren van onze informatievoorziening en het toespitsen van de informatie op de ontvangers.

4. Solliciteren als medewerker of u aanmelden als vrijwilliger

Onze vrijwilligers vormen een belangrijk onderdeel van ons team. Wij zijn vaak op zoek naar goede en gemotiveerde vrijwilligers. Daarnaast kunnen wij via de Website ook vacatures plaatsen voor betaalde functies en kunt u een open sollicitatie naar ons sturen.

Wanneer u reageert op een vacature, een open sollicitatie stuurt of zich aanmeldt als vrijwilliger, kunnen wij persoonsgegevens van u verwerken die u aan ons in het kader van deze procedure verstrekt. Het kan daarbij onder andere gaan om uw naam, e-mailadres, informatie die is vastgelegd in uw cv en/of uw sollicitatiebrief, gegevens over uw professionele of academische achtergrond (referenties, cijferlijsten, getuigschriften, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) etc.), informatie die u invult op het aanmeldformulier voor vrijwilligers alsmede informatie die u gedurende de procedure aan ons verstrekt (waaronder verslagen van gesprekken die wij met u hebben). Wij kunnen ten behoeve van een sollicitatieprocedure ook openbare (zakelijke) websites raadplegen zoals LinkedIn.

Doeleinden
Als u zich bij ons aanmeldt of bij ons solliciteert, verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende
doeleinden:
 Afhandelen van de sollicitatie/aanmelding;
 Beoordeling van geschiktheid van de sollicitant/vrijwilliger;
 Uitnodigen voor kennismakingsgesprek;
 Informeren over onze organisatie en de zorg die wij leveren;
 Afhandelen van uw vragen, wensen en verzoeken;
 Voldoen aan wet- en regelgeving en andere op ons rustende verplichtingen.

5. Inloggen op intranet

Het is voor medewerkers en vrijwilligers van Hospice Kajan mogelijk om via de Website in te loggen op ons intranet. Deze besloten omgeving is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegde personen. Om toegang te geven tot onze intranet omgeving verwerken wij van medewerkers en vrijwilligers de gebruikersnaam en het e- mailadres. Daarnaast kunnen wij het bezoek aan deze omgeving loggen waarbij we bijvoorbeeld bijhouden wanneer is ingelogd en vanaf welk apparaat (IP-adres of ander uniek nummer).

Doeleinden
Wij verwerken voornoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
 Verlenen van toegang aan onze medewerkers en vrijwilligers tot het intranet;
 Beveiligen en afschermen van deze omgeving voor onbevoegden;
 Voldoen aan wet- en regelgeving en andere op ons rustende verplichtingen.

6. Aanmelden voor een scholing

Scholing is een belangrijke voorwaarde voor het kunnen bieden van onze kwalitatief hoogwaardige zorg. Wij zorgen er daarom voor dat alle verpleegkundigen van Hospice Kajan voortdurend opleidingen, cursussen, workshops en bijscholingen volgen. Daarnaast volgen onze vrijwilligers een basiscursus en organiseren wij regelmatig thema-avonden en workshops. Wij hechten ook aan kennisdeling met professionals buiten Hospice Kajan. Wij organiseren regelmatig bijeenkomsten en seminars zodat wij kennis en ervaring kunnen uitwisselen. Dit doen wij al dan niet tezamen met het Palliatief Team van Stichting Tergooi. Wanneer u zich wilt aanmelden voor het deelnemen aan een workshop, cursus, seminar of andere scholing, dient u daarvoor het aanmeldformulier in te vullen. Dit kan zowel via onze Website als op onze locatie. De persoonsgegevens die wij mogelijk in dat kader van u verwerken zijn uw naam, de organisatie waarvoor u werkzaam bent, uw functie, BIG-nummer, V&VN-nummer, e-mailadres, telefoonnummer, adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats, land), bankrekeningnummer en alle overige informatie die u.

Doeleinden
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
 Afhandelen van uw vragen, wensen en verzoeken m.b.t. scholing;
 Verlenen van onderwijs;
 Verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs;
 Financiële administratie, afhandelen van uw betaling;
 Toekennen van accreditatiepunten;
 Versturen van nieuwsbrieven en andere informatie al dan niet specifiek gericht op scholing;
 Voldoen aan wet- en regelgeving en andere op ons rustende verplichtingen.

Wat is de grondslag voor de gegevensverwerking?

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke grondslag aanwezig is. Welke grondslag van toepassing is, hangt af van de gegevensverwerkingen die wij uitvoeren.
 Uitvoering van een overeenkomst. Wij kunnen persoonsgegevens verwerken omdat wij een overeenkomst met u hebben. Dit kan een behandelovereenkomst zijn, een arbeidsovereenkomst of andere afspraken die wij met u hebben gemaakt.
 Wettelijke verplichting. Er zijn verschillende wettelijke verplichtingen die op ons rusten waarvoor wij persoonsgegevens van u moeten verwerken. Dit kan bijvoorbeeld de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst zijn of andere specifieke verplichtingen die op ons rusten als zorgverlener. Ook moeten wij persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan fiscale verplichtingen.
 Gerechtvaardigd belang. Wij kunnen een gerechtvaardigd belang hebben bij de gegevensverwerkingen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij persoonsgegevens verwerken om u (op uw verzoek) informatie te verstrekken, om onze systemen te beveiligen en om de kwaliteit van onze dienstverlening te monitoren en te verbeteren. Ook hebben wij een gerechtvaardigd belang bij een goede selectie van vrijwilligers en sollicitanten. Vanzelfsprekend hechten wij waarde aan uw privacybelang en maken wij altijd een belangenafweging voorafgaand aan de gegevensverwerking.
 Toestemming. Wanneer wij ons niet op een andere grondslag kunnen beroepen of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, vragen wij uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Wanneer wij om uw toestemming vragen, informeren wij u duidelijk waarvoor wij dit vragen. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken, wij verwerken uw persoonsgegevens dan niet verder.
 Vitaal belang. Bij hoge uitzondering verwerken wij uw persoonsgegevens als het gaat om uw vitale belang. Dit doen wij alleen wanneer een belang essentieel is voor uw gezondheid of uw leven en u zelf niet meer in staat bent om toestemming te geven of de situatie het vragen van toestemming op dat moment redelijkerwijs onmogelijk maakt.

Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met partijen die namens ons bepaalde diensten uitvoeren en als verwerker namens ons persoonsgegevens verwerken. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van externe partijen om onze facturen te genereren, onze website te hosten en onze nieuwsbrieven te versturen. Wanneer wij een verwerker inschakelen sluiten wij een verwerkersovereenkomst met deze partij. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook met derden delen die als verwerkingsverantwoordelijke kwalificeren. Dit kunnen onder andere zorgverleners zijn die rechtstreeks betrokken zijn bij uw behandeling, waaronder uw huisarts. Ook maken wij gebruik van externe betalingsdienstverleners die zorgen dat via onze Website bijvoorbeeld online giften en betalingen kunnen worden gedaan en zelf verwerkingsverantwoordelijke kunnen zijn. Daarnaast delen wij uw persoonsgegevens in het geval u scholing bij ons volgt met docenten en in sommige gevallen met het Palliatief Team van Stichting Tergooi. Deze en andere derden zijn zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop zij uw persoonsgegevens verwerken en hebben een eigen verplichting om u hierover te informeren.
Wij kunnen tenslotte uw persoonsgegevens delen met bevoegde autoriteiten, rechtbanken en gerechtshoven voor zover wij daartoe wettelijk zijn bevoegd en/of verplicht.

Worden uw persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?

Uw persoonsgegevens worden in beginsel uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (“EER“) verwerkt.

Wij kunnen gebruik maken van e-mail dienstverleners of hosting partijen die buiten de EER zijn gevestigd. Wij zullen in voorkomende gevallen maatregelen nemen de doorgifte van persoonsgegevens te legitimeren conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming, bijvoorbeeld door een doorgifte overeenkomst te sluiten gebaseerd op de Standard Contractual Clauses.

Zijn uw persoonsgegevens veilig?

Wij hebben verschillende passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging. Wij zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde medewerkers of vrijwilligers toegang hebben tot uw persoonsgegevens, die gebonden zijn aan (afgeleide) wettelijke en contractuele geheimhoudingsverplichtingen.
Wanneer u vragen heeft over onze beveiliging kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in dit
Privacy Statement.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt. De bewaartermijn die wij hanteren is afhankelijk van het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken en of er specifieke wettelijke bewaarplichten op ons rusten. In beginsel bewaren wij uw zorgdossier vijftien jaar na afloop van de behandeling of zoveel langer als uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. Documenten betreffende onze financiële administratieplicht bewaren wij in principe zeven jaar zodat wij kunnen voldoen aan onze fiscale verplichtingen. Wanneer u reageert op een vacature of wanneer u een open sollicitatie aan ons richt, bewaren wij uw persoonsgegevens vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven zullen wij uw persoonsgegevens ten behoeve van de sollicitatie maximaal één jaar bewaren. Wanneer u bij ons werkzaam bent bewaren wij uw persoonsgegevens tot twee jaar na het einde van uw dienstverband, tenzij een wettelijke verplichting vereist dat wij uw persoonsgegevens langer bewaren.

Uw rechten als betrokkene

U kunt op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens. Zo hebt u het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens die betrekking op u hebben. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens of vragen dit gebruik te beperken. U kunt ons in bepaalde gevallen ook verzoeken om uw persoonsgegevens door te geven. Wanneer u uw rechten uitoefent, kunt u uw verzoek sturen aan het contactadres in dit Privacy Statement. Geef daarbij duidelijk aan om welke persoonsgegevens het gaat. Wij kunnen u aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.

Klachten

Als u klachten hebt over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in dit Privacy Statement. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kunt u zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassingen

Wij kunnen dit Privacy Statement van tijd tot tijd aanpassen. Wij raden u aan om dit document regelmatig te raadplegen.

Laatste update: 31-01-2019.

Deze website maakt gebruik van cookies. Wij plaatsen functionele en analytische cookies om deze website goed te laten functioneren en het gebruik ervan op privacy vriendelijke wijze te meten en te analyseren. Wanneer u daarmee akkoord gaat, worden marketing cookies geplaatst die afkomstig zijn van derden, zoals cookies om video’s van YouTube en kaarten via Google Maps te tonen. Wanneer u niet wilt dat wij deze cookies plaatsen, dan kunt u uw cookievoorkeuren aanpassen door hieronder op Settings te klikken. U kunt dan mogelijk niet alle functionaliteiten van onze website gebruiken. U kunt meer lezen over de cookies die wij gebruiken in ons Cookie Statement